Prozesse automatisieren, damit Ihr Team weniger abtippt und mehr erledigt
In vielen Büros gehen jeden Tag Stunden für Arbeit drauf, die keiner gern macht: Daten abtippen, Dateien umbenennen, E-Mails weiterleiten, Listen abgleichen. Wir automatisieren solche Prozesse, damit Software diese Arbeit übernimmt und Ihr Team Zeit für Kunden und Aufträge hat.
Diese Abläufe kosten im Büro die meiste Zeit
Typische Kandidaten für eine Automatisierung:
- Abtippen: Bestellungen, Aufträge oder Rechnungen von einem Programm ins andere übertragen
- Dokumente erzeugen: Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Berichte aus vorhandenen Daten
- Eingangsrechnungen: auslesen, prüfen, zuordnen und an die Buchhaltung geben
- E-Mails: sortieren, an die richtige Stelle weiterleiten, Anhänge ablegen
- Abgleiche: Zahlungseingänge mit offenen Rechnungen, Bestände mit Bestellungen
- Erinnerungen: Wiedervorlagen, Fristen, Mahnungen, Wartungstermine
- Berichte: Kennzahlen jede Woche automatisch zusammenstellen
Welche davon sich bei Ihnen lohnen, zeigt der Digitalisierungs-Kompass in wenigen Minuten.
Abläufe mit festen Regeln lohnen sich zuerst
Ein Ablauf eignet sich für eine Automatisierung, wenn er oft vorkommt, festen Regeln folgt und die Daten digital vorliegen. Je mehr Ausnahmen und Einzelentscheidungen, desto weniger lohnt es sich. Im Prozess-Check gehen wir Ihre Abläufe durch und schätzen für jeden, wie viel Zeit er heute kostet. So sehen Sie, wo sich eine Automatisierung zuerst bezahlt macht.
Prozesse automatisieren mit KI
Künstliche Intelligenz erweitert, was sich automatisieren lässt. Sie kann Rechnungen und Dokumente auslesen, E-Mails nach Anliegen sortieren oder Antworten vorschlagen. Das funktioniert gut, wenn ein Mensch das Ergebnis prüft, bevor es zählt. Für Abläufe mit festen Regeln ist klassische Automatisierung meist verlässlicher und günstiger. Wir setzen KI dort ein, wo sie einen klaren Vorteil bringt, und achten darauf, wo Ihre Daten verarbeitet werden.
Fertiges Werkzeug oder eigene Lösung
| Werkzeug in der Cloud (z. B. Zapier, Make, Power Automate) | n8n auf eigenem Server | Eigene Lösung | |
|---|---|---|---|
| Einstieg | schnell | schnell, braucht einen Server | braucht Entwicklung |
| Wo laufen die Daten | beim Anbieter | bei Ihnen oder in Deutschland | bei Ihnen oder in Deutschland |
| Laufende Kosten | steigen mit der Nutzung | Server und Pflege | Betrieb und Pflege |
| Wann sinnvoll | einfache Abläufe zwischen gängigen Diensten | viele Abläufe, Daten sollen im Haus bleiben | besondere Logik, eigene Software, hohe Anforderungen |
Wir empfehlen das Werkzeug, das zu Ihrem Fall passt, nicht das, mit dem wir am meisten verdienen.
Das bekommen Sie
- eine Liste Ihrer Abläufe mit dem Zeitaufwand von heute
- automatisierte Abläufe, beginnend mit dem größten Zeitfresser
- Protokolle und Fehlermeldungen, damit nichts still verloren geht
- eine Dokumentation, was automatisch passiert und was nicht
- auf Wunsch Überwachung und Pflege
So gehen wir vor
- Prozess-Check: Wir finden die drei Handabläufe, die Sie am meisten kosten.
- Festpreis je Ablauf: Sie entscheiden, womit wir anfangen.
- Umsetzung: Wir automatisieren den Ablauf und testen ihn mit echten Fällen.
- Begleiteter Start: Der Ablauf läuft, Ihr Team prüft die Ergebnisse.
- Nächster Ablauf: Wir machen weiter, wenn der erste sitzt.
Aufwand und Dauer hängen am Ablauf
- Zahl der beteiligten Programme und ob sie Schnittstellen haben
- Zahl der Sonderfälle und Ausnahmen
- Art der Daten: strukturiert, als PDF oder als Freitext
- Einsatz von KI und Anforderungen an den Datenschutz
- Betrieb in der Cloud, auf eigenem Server oder bei uns
Nach dem Prozess-Check erhalten Sie je Ablauf einen Festpreis. Verwandte Themen: Schnittstellen programmieren, Formulare digitalisieren, E-Rechnung umsetzen und Excel-Lösung erweitern oder ablösen.
Mein Blick darauf
Ich automatisiere nicht alles, was technisch geht, sondern was sich rechnet. Deshalb fange ich mit den Abläufen an, die am meisten Zeit kosten, und messe, was es bringt. Ich setze auf erprobte Werkzeuge, wo sie reichen, und auf eigene Lösungen, wo sie nötig sind. Und ein automatischer Ablauf muss melden, wenn etwas schiefgeht. Stilles Scheitern ist schlimmer als Handarbeit.
Häufige Fragen
Welche Abläufe lassen sich automatisieren?
Vor allem Abläufe, die oft und nach festen Regeln passieren: Daten übertragen, Dokumente erzeugen, Nachrichten verschicken, Listen abgleichen. Abläufe mit vielen Ausnahmen und Ermessen eignen sich weniger.
Was kostet eine Automatisierung?
Das hängt von der Zahl der beteiligten Programme, der Zahl der Sonderfälle und der Art der Daten ab. Nach dem Prozess-Check erhalten Sie je Ablauf einen Festpreis.
Arbeiten Sie mit n8n, Zapier oder Power Automate?
Wir wählen das Werkzeug nach Ihrem Fall. Wo Daten in Deutschland bleiben sollen, eignet sich zum Beispiel n8n auf eigenem Server. Wo ein Werkzeug nicht reicht, programmieren wir die Automatisierung.
Ersetzt die Automatisierung Mitarbeiter?
Sie ersetzt Handgriffe, nicht Menschen. Ihr Team gewinnt Zeit für Arbeit, die Erfahrung und Urteil braucht.
Was passiert, wenn eine Automatisierung ausfällt?
Sie meldet den Fehler, und der Vorgang bleibt liegen, statt verloren zu gehen. Auf Wunsch überwachen wir die Abläufe im Rahmen einer Betreuung.
