Der Prozess-Check: In 90 Minuten wissen, wo sich Software lohnt
Der Prozess-Check ist der Einstieg in jede Leistung der Itinno, wenn im Büro zu viel von Hand läuft und unklar ist, wo sich eine Änderung zuerst lohnt. In 90 Minuten sehen wir uns Ihre Abläufe gemeinsam an. Danach wissen Sie, welche drei Handabläufe Sie am meisten kosten und was eine Lösung zum Festpreis umfasst.
Sie zeigen uns Ihre Abläufe, wir suchen die Zeitfresser
Sie zeigen uns per Video und Bildschirmfreigabe, wie Ihre Abläufe heute laufen. Gemeinsam suchen wir die Stellen, an denen Zeit verloren geht.
Typische Fragen im Gespräch:
- Welche Daten werden von Hand abgetippt oder kopiert, und wie oft?
- In welchen Excel-Listen, Access-Datenbanken oder Papierformularen steckt Wissen, das nur eine Person kennt?
- Wo warten Kunden oder Kollegen auf eine Information, die schon vorliegt?
- Welche Programme sind im Einsatz, und welche davon tauschen keine Daten aus?
Dabei sind die Geschäftsführung und ein bis zwei Mitarbeiter, die die Abläufe täglich erledigen.
Danach kennen Sie Kosten und Festpreis
Sie kennen die drei Handabläufe, die Ihre Firma am meisten kosten, und je einen Festpreis für die Lösung. Die Kosten pro Jahr leiten wir aus der Zeit ab, die heute dafür aufgewendet wird.
So können Sie vergleichen: Was kostet der Ablauf heute im Jahr, und was kostet die Lösung einmalig? Ob und was Sie davon umsetzen, entscheiden Sie danach.
Das bekommen Sie
- 90 Minuten gemeinsam mit Ihnen und den Mitarbeitern, die die Abläufe täglich erledigen
- die drei Handabläufe, die Ihre Firma am meisten kosten, mit ihren Kosten pro Jahr
- je einen Festpreis für die Lösung
- die Einschätzung, ob eine Standardsoftware reicht
Nicht enthalten: die Umsetzung selbst. Sie entscheiden danach, ob und womit es weitergeht.
Der Ablauf in fünf Schritten
- Anfrage stellen: Sie schreiben uns über das Formular, worum es grob geht.
- Termin abstimmen: Wir schlagen per E-Mail Termine vor und schicken den Link zum Videogespräch.
- 90 Minuten gemeinsam: Sie zeigen Ihre Abläufe, wir fragen nach, schätzen Zeitaufwand und Häufigkeit.
- Ergebnis: Sie erhalten die drei teuersten Handabläufe mit ihren Kosten pro Jahr und je einem Festpreis.
- Entscheidung: Sie entscheiden, ob und womit es weitergeht. Bei einem Auftrag wird der Prozess-Check verrechnet.
Wann sich der Prozess-Check lohnt
Er lohnt sich, wenn Sie spüren, dass zu viel von Hand läuft, aber nicht wissen, wo Sie anfangen sollen. Typisch sind Excel-Listen, die mehrere Personen pflegen, Access-Datenbanken ohne Betreuer oder Daten, die zwischen Programmen abgetippt werden.
Wissen Sie schon genau, was Sie brauchen, etwa einen DATEV-Export aus Ihrer Branchensoftware, können Sie uns auch direkt anfragen. Und gibt es für Ihren Ablauf eine passende Standardsoftware, sagen wir Ihnen das im Gespräch.
Über Wirtschaftsförderung, Kammer oder Verband
Kommen Sie über eine dieser Stellen, sagen Sie es gern bei der Anfrage. Im Formular können Sie dafür auswählen, wie Sie auf uns aufmerksam geworden sind.
Für neue Inhaber: der Übernehmer-Check
Sie haben eine Firma übernommen oder übernehmen sie bald? Dann gibt es den Prozess-Check als erweiterte Variante: Wir sehen uns alle Systeme an, die mit der Firma kommen, nicht nur drei Abläufe.
Der Übernehmer-Check dauert einen halben bis ganzen Tag. Danach wissen Sie, welche Programme, Dateien und Abhängigkeiten Sie übernehmen und wo Risiken liegen, zum Beispiel bei Wissen, das nur der bisherige Inhaber hat. Auch der Übernehmer-Check hat einen Festpreis und wird bei einem Auftrag verrechnet.
Online als Standard, vor Ort nach Absprache
Online per Video ist der Standard. Die Itinno GmbH sitzt in Hamburg und arbeitet remote für Firmen in ganz Deutschland. In der Region sind Termine vor Ort gelegentlich nach Absprache möglich.
Mein Blick darauf
Bevor ich über Software rede, will ich sehen, wie die Arbeit heute wirklich läuft. Deshalb sitzen die Mitarbeiter mit am Tisch, die den Ablauf täglich erledigen. Sie kennen die Ausnahmen, an denen eine Lösung sonst scheitert. Am Ende stehen Zahlen statt Bauchgefühl: was ein Ablauf heute im Jahr kostet und was die Lösung kostet. Und reicht eine Standardsoftware, sage ich das, auch wenn ich dann nichts baue.
Häufige Fragen
Was kostet der Prozess-Check?
Der Prozess-Check hat einen Festpreis, den wir Ihnen bei der Anfrage nennen. Beauftragen Sie danach eine der Lösungen, wird er verrechnet.
Müssen wir etwas vorbereiten?
Es genügt, wenn Sie die Abläufe kennen, die Sie stören, und die Dateien dazu öffnen können. Eine Liste mit drei bis fünf Stichpunkten hilft, ist aber keine Voraussetzung.
Wer sollte teilnehmen?
Die Geschäftsführung und ein bis zwei Mitarbeiter, die die Abläufe täglich erledigen. Sie kennen die Ausnahmen, an denen eine Lösung sonst scheitert.
Bekommen Sie Kopien unserer Dateien?
Nein. Sie zeigen Ihre Excel-Listen, Access-Masken oder Formulare über die Bildschirmfreigabe. Kopien brauchen wir für den Prozess-Check nicht.
Sind wir danach zu einem Auftrag verpflichtet?
Nein. Sie entscheiden in Ruhe, ob und welchen Ablauf Sie angehen. Manchmal ist das Ergebnis auch, dass eine Standardsoftware reicht.
Geht der Prozess-Check auch vor Ort?
In der Region Hamburg gelegentlich nach Absprache. Online ist der Standard, weil Sie Ihre Dateien dann direkt am eigenen Bildschirm zeigen können.
