E-Rechnung umsetzen, XRechnung erstellen und an DATEV übergeben
Seit 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, das Ausstellen folgt in Stufen. Kommen Ihre Rechnungen aus Excel, Word, Access oder einer eigenen Software, reicht ein PDF bald nicht mehr. Wir helfen, XRechnung und ZUGFeRD zu erstellen, E-Rechnungen zu empfangen und an DATEV zu übergeben.
Diese Fristen gelten
Die Pflicht zur E-Rechnung zwischen Unternehmen in Deutschland kommt nach dem Wachstumschancengesetz in Stufen. Stand November 2026:
| Seit bzw. ab | Was gilt |
|---|---|
| 1. Januar 2025 | Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. |
| bis Ende 2026 | Übergangszeit: Papier und PDF sind beim Ausstellen noch erlaubt, PDF mit Zustimmung des Empfängers. |
| 1. Januar 2027 | Unternehmen über einer Umsatzgrenze im Vorjahr müssen E-Rechnungen ausstellen. |
| 1. Januar 2028 | Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen ausstellen. |
Ausnahmen gibt es unter anderem für Kleinbeträge. Welche Fristen und Ausnahmen für Sie gelten, klären Sie bitte mit Ihrer Steuerkanzlei. Die Übersicht ersetzt keine Beratung.
E-Rechnungen empfangen und an DATEV übergeben
Eine XRechnung ist für Menschen ohne passendes Programm kaum lesbar. Wer eingehende E-Rechnungen noch von Hand öffnet und abtippt, verschenkt den eigentlichen Vorteil. Wir sorgen dafür, dass eingehende E-Rechnungen:
- an einer Stelle ankommen, etwa aus einem Postfach,
- lesbar dargestellt und geprüft werden,
- zur Freigabe an die richtige Person gehen,
- an DATEV, Lexware Office oder Ihre Buchhaltung übergeben werden,
- revisionssicher abgelegt werden können.
XRechnung oder ZUGFeRD aus Ihren Programmen erstellen
Kommen Ihre Rechnungen aus Excel, Word, Access oder einer eigenen Software, erweitern wir diese Lösung um die E-Rechnung:
- XRechnung: reiner XML-Datensatz, Pflicht bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber
- ZUGFeRD: PDF mit eingebetteten Daten, für Menschen und Programme lesbar
- Prüfung: Jede Rechnung wird vor dem Versand gegen die offiziellen Regeln geprüft
- Versand: per E-Mail oder über die Portale öffentlicher Auftraggeber
Wann ein fertiges Programm reicht
Schreiben Sie Rechnungen schon mit einem gängigen Rechnungs- oder Buchhaltungsprogramm, kann es E-Rechnungen oft bereits erstellen. Dann reicht ein Update oder eine Einstellung. Für einzelne Rechnungen gibt es auch kostenlose Werkzeuge. Eine eigene Umsetzung lohnt sich, wenn Rechnungen aus einer eigenen Lösung kommen oder wenn viele Rechnungen automatisch laufen sollen.
Das bekommen Sie
- E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD aus Ihren Programmen
- eine automatische Prüfung jeder Rechnung vor dem Versand
- eine geordnete Verarbeitung eingehender E-Rechnungen
- die Übergabe an DATEV, Lexware Office oder Ihre Buchhaltung
- eine Abstimmung mit Ihrer Steuerkanzlei
Nicht enthalten: Steuerberatung.
So gehen wir vor
- Prozess-Check: Woraus entstehen Ihre Rechnungen, und wie verarbeiten Sie eingehende?
- Weg festlegen: fertiges Programm einstellen oder eigene Lösung erweitern.
- Umsetzung: Erstellen, Prüfen, Empfangen und Übergeben.
- Test mit der Kanzlei: Probe-Rechnungen und ein Probeexport.
- Start: Die erste echte Rechnung läuft mit uns gemeinsam.
Aufwand und Dauer hängen an Ihren Rechnungswegen
- woraus Ihre Rechnungen heute entstehen
- Zahl der Rechnungen und Sonderfälle wie Gutschriften oder Abschläge
- Empfang, Ausstellen oder beides
- Anbindung an DATEV, Lexware Office oder andere Buchhaltung
- Rechnungen an öffentliche Auftraggeber
Nach dem Prozess-Check erhalten Sie einen Festpreis. Mehr zur Übergabe an die Kanzlei lesen Sie bei DATEV-Schnittstelle. Steckt Ihre Rechnungslogik in Excel oder Access, helfen Excel-Lösung erweitern oder ablösen und Access-Datenbank ablösen.
Mein Blick darauf
Für viele Firmen reicht ein Rechnungsprogramm, das E-Rechnungen schon kann. Das sage ich Ihnen, bevor ich etwas programmiere. Spannend wird es, wenn Rechnungen aus einer eigenen Lösung kommen oder eingehende Rechnungen automatisch weiterlaufen sollen. Dann baue ich die E-Rechnung in Ihre Abläufe ein, statt einen weiteren Zwischenschritt zu schaffen. Jede erzeugte Rechnung prüfe ich gegen die offiziellen Regeln.
Häufige Fragen
Reicht ein PDF als E-Rechnung?
Nein. Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist ein strukturierter Datensatz, etwa XRechnung oder ZUGFeRD. Ein reines PDF ist eine sonstige Rechnung, die nur in der Übergangszeit erlaubt ist.
Ab wann muss ich E-Rechnungen ausstellen?
Nach dem Stufenplan des Wachstumschancengesetzes für die meisten Unternehmen spätestens ab 2028, für Unternehmen über einer Umsatzgrenze schon ab 2027. Welche Frist für Sie gilt, klären Sie bitte mit Ihrer Steuerkanzlei.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
XRechnung ist ein reiner Datensatz im XML-Format. ZUGFeRD verbindet ein lesbares PDF mit eingebetteten XML-Daten. Beide Formate erfüllen in passenden Profilen die Anforderungen.
Was kostet die Umstellung?
Das hängt davon ab, woraus Ihre Rechnungen heute entstehen und wohin eingehende Rechnungen gehen sollen. Nach dem Prozess-Check erhalten Sie einen Festpreis.
Beraten Sie auch steuerlich?
Nein. Wir setzen die Technik um. Steuerliche Fragen klären Sie mit Ihrer Steuerkanzlei, mit der wir uns gern abstimmen.
