Formulare digitalisieren, damit die Daten nicht noch einmal abgetippt werden
Prüfprotokolle, Checklisten, Stundenzettel und Aufmaß werden bei Ihnen noch auf Papier ausgefüllt. Danach tippt jemand im Büro alles ab, sucht unleserliche Einträge und fehlende Unterschriften. Wir digitalisieren Ihre Formulare so, dass die Daten direkt dort ankommen, wo sie gebraucht werden.
Diese Formulare lassen sich digitalisieren
Fast jedes Formular, das heute auf Papier ausgefüllt wird, kann auch digital laufen. Typisch sind:
- Prüfprotokolle: Wartung, Abnahme, Sicherheitsprüfung, mit Messwerten und Fotos
- Digitale Checklisten: Arbeitsschritte, Übergaben, Qualitätskontrolle
- Stundenzettel: Arbeitszeiten je Auftrag, direkt für die Abrechnung
- Aufmaß: Maße und Mengen vor Ort, ohne Übertragungsfehler
- Lieferscheine: mit Unterschrift des Kunden auf dem Tablet
- Schadens- und Mängelmeldungen: mit Fotos und Ort
- Anträge und interne Formulare: Urlaub, Bestellungen, Freigaben
Das ändert sich mit digitalen Formularen
- Lesbar: Keine Handschrift, keine verwischten Zettel.
- Vollständig: Pflichtfelder sorgen dafür, dass nichts fehlt.
- Schnell: Die Daten sind sofort im Büro, nicht erst am Freitag.
- Belegbar: Fotos, Zeitstempel und Unterschrift gehören zum Eintrag.
- Ohne Abtippen: Die Daten fließen in Ihre Programme.
Formular-Werkzeug oder eigene Lösung
Für einfache Formulare gibt es fertige Werkzeuge und Apps. Sie sind schnell eingerichtet und reichen oft aus, wenn die Daten nur gesammelt werden. Eine eigene Lösung lohnt sich, wenn:
- die Daten automatisch in Ihre Programme gehen sollen,
- das Formular rechnet, prüft oder je nach Eingabe andere Felder zeigt,
- mehrere Formulare zu einem Ablauf gehören,
- Sie keine Lizenz je Mitarbeiter bezahlen wollen.
Gibt es ein fertiges Werkzeug, das reicht, sagen wir es Ihnen.
Wohin die Daten gehen
Der eigentliche Gewinn liegt in der Weitergabe. Ein Stundenzettel landet direkt in der Abrechnung, ein Prüfprotokoll als PDF beim Kunden, ein Aufmaß im Angebot. Dazu binden wir Ihre Programme an, etwa Branchensoftware, Buchhaltung oder Warenwirtschaft. Mehr dazu auf der Seite Schnittstellen programmieren.
Das bekommen Sie
- digitale Formulare im Browser, für Tablet, Smartphone und Rechner
- Pflichtfelder, Prüfregeln, Fotos und Unterschrift
- die Weitergabe der Daten an Ihre Programme oder als PDF
- Rechte je Rolle und eine automatische Sicherung
- eine Einweisung für die Menschen, die die Formulare ausfüllen
So gehen wir vor
- Prozess-Check: Sie zeigen uns Ihre Formulare und wohin die Daten heute gehen.
- Erstes Formular: Wir digitalisieren das Formular mit der meisten Nacharbeit.
- Test im Alltag: Ihre Mitarbeiter nutzen es draußen, wir bessern nach.
- Anbindung: Die Daten fließen in Ihre Programme.
- Weitere Formulare: Die übrigen folgen nach demselben Muster.
Aufwand und Dauer hängen an Ihren Formularen
- Zahl der Formulare und Felder
- Logik: Berechnungen, Prüfungen, Felder je nach Eingabe
- Fotos, Unterschrift, Arbeit ohne Internet
- Anbindung an Ihre Programme
- Zahl der Nutzer und Rollen
Nach dem Prozess-Check erhalten Sie einen Festpreis. Mehr zu automatischen Abläufen im Büro lesen Sie bei Prozesse automatisieren.
Mein Blick darauf
Ein digitales Formular, dessen Daten danach doch wieder abgetippt werden, spart wenig. Mich interessiert deshalb vor allem, wohin die Daten gehen. Ich fange mit dem Formular an, das im Büro am meisten Nacharbeit macht. Und ich baue es mit den Menschen, die es ausfüllen. Sie wissen am besten, was auf der Baustelle oder in der Halle praktisch ist.
Häufige Fragen
Funktioniert das auch ohne Internet?
Das klären wir im Prozess-Check. Wo die Verbindung unsicher ist, kann ein Formular Eingaben auf dem Gerät halten und später übertragen.
Brauchen wir neue Geräte?
Meist nicht. Die Formulare laufen im Browser auf vorhandenen Tablets und Smartphones.
Ist eine digitale Unterschrift möglich?
Ja, als Unterschrift mit dem Finger oder Stift auf dem Bildschirm. Ob sie für Ihren Zweck rechtlich genügt, klären Sie bitte mit Ihrer Beratung.
Was kostet die Digitalisierung von Formularen?
Das hängt von der Zahl der Formulare, der Logik darin und der Anbindung an Ihre Programme ab. Nach dem Prozess-Check erhalten Sie einen Festpreis.
Können wir Formulare später selbst ändern?
Das legen wir vorab fest. Einfache Änderungen wie neue Auswahlwerte können wir so vorbereiten, dass Ihr Team sie selbst pflegt.
