Access-Datenbank ablösen, ohne den Betrieb zu stören
Ihre Access-Datenbank war einmal die schnelle Lösung. Heute ist sie langsam, stürzt ab, wenn mehrere gleichzeitig arbeiten, und wer sie gebaut hat, ist nicht mehr da. Diese Seite ist für Firmen, die einen Microsoft-Access-Nachfolger suchen. Sie zeigt drei Wege im Vergleich und wie eine Ablösung abläuft.
Diese Anzeichen sprechen für einen Nachfolger
Meist an einer Mischung aus kleinen Ärgernissen, die zusammen den Alltag bremsen. Prüfen Sie, wie viele dieser Punkte auf Sie zutreffen:
- Die Datenbank wird spürbar langsamer, je mehr Daten sie enthält.
- Wenn mehrere Kollegen gleichzeitig arbeiten, kommt es zu Sperren, Fehlermeldungen oder beschädigten Dateien.
- Die Datei nähert sich der Größengrenze von 2 GB, die Access für eine Datenbankdatei hat.
- Wer die Anwendung gebaut hat, ist nicht mehr im Haus, und niemand traut sich an die Makros.
- Mitarbeiter im Homeoffice oder unterwegs kommen nur umständlich an die Daten.
- Jeder, der die Datei öffnen kann, sieht und ändert alles.
- Gesichert wird, wenn jemand daran denkt.
Treffen drei oder mehr Punkte zu, lohnt es sich, über einen Nachfolger nachzudenken. Unsere Selbsteinschätzung hilft bei der ersten Einordnung.
Drei Wege führen weg von Access
Es gibt drei Wege. Welcher passt, hängt davon ab, wie viel an Ihrer Anwendung hängt und wer sie künftig nutzen soll.
| Daten auf einen Datenbankserver, Access bleibt Oberfläche | Eigene Web-Anwendung | Standardsoftware | |
|---|---|---|---|
| Was passiert | Die Tabellen ziehen auf einen Datenbankserver um, die Masken bleiben in Access | Daten und Oberfläche werden neu gebaut und im Browser genutzt | Ein fertiges Programm übernimmt die Aufgabe |
| Mehrbenutzer | deutlich stabiler | ja, ohne Einschränkung | je nach Produkt |
| Zugriff von unterwegs | eingeschränkt | ja, mit Anmeldung | je nach Produkt |
| Berechtigungen | auf Datenbankebene | je Rolle und Funktion | je nach Produkt |
| Wann sinnvoll | Die Oberfläche passt, nur Stabilität und Größe sind das Problem | Die Anwendung ist zentral für Ihre Abläufe und soll wachsen | Ihr Ablauf ist branchenüblich und es gibt ein passendes Produkt |
Den ersten Weg übernehmen wir nicht, weil wir die Access-Oberfläche nicht weiterentwickeln. Wir bauen die Web-Anwendung oder empfehlen eine Standardsoftware, wenn sie besser passt. Gibt es für Ihre Aufgabe ein gutes fertiges Programm, sagen wir Ihnen das im Prozess-Check. Eine eigene Lösung lohnt sich, wenn Ihre Abläufe so speziell sind, dass Sie sich sonst an ein Programm anpassen müssten.
Das bekommen Sie
- eine Web-Anwendung, die Ihre Abläufe aus der Access-Datenbank übernimmt
- Ihre Daten vollständig übernommen und gegen den Bestand geprüft
- Berechtigungen je Rolle und eine Sicherung
- den Quellcode und eine Einweisung für die Menschen, die damit arbeiten
- auf Wunsch den Betrieb auf Servern in Deutschland
Nicht enthalten: die Weiterentwicklung der bestehenden Access-Oberfläche.
So läuft die Ablösung ab
Ob wir Schritt für Schritt umstellen oder an einem Stichtag, entscheiden wir nach der Bestandsaufnahme. Sind die Daten eng miteinander verflochten, ist der vollständige Wechsel an einem Tag oft der sicherere Weg.
- Bestandsaufnahme: Wir sehen uns Tabellen, Formulare, Berichte, Makros und VBA-Code an und klären, was wirklich genutzt wird.
- Datenmodell: Aus den gewachsenen Tabellen entsteht ein sauberes Datenmodell mit klaren Beziehungen und Prüfregeln.
- Migration: Die Daten ziehen bereichsweise oder auf einmal um. Danach prüfen wir Anzahl und Inhalte gegen den Bestand.
- Umstellung: In Etappen laufen alte und neue Lösung eine Zeit lang nebeneinander, bis alle Abläufe übernommen sind. Beim Stichtag wechseln alle an einem Tag.
- Abschaltung: Erst wenn alles läuft, wird die Access-Datenbank archiviert. Sie bleibt als Sicherung erhalten.
Aufwand und Dauer hängen am Inhalt Ihrer Datenbank
Der Aufwand richtet sich nach dem, was in Ihrer Datenbank steckt. Die wichtigsten Treiber:
- Zahl der Tabellen, Formulare und Berichte
- Umfang der Logik in Makros und VBA
- Schnittstellen zu anderen Programmen, etwa Buchhaltung oder Warenwirtschaft
- Qualität der Daten: doppelte Einträge und Freitext-Felder kosten Zeit
- Umstellung in Etappen oder an einem Stichtag
Nach dem Prozess-Check erhalten Sie einen Festpreis. Bezahlt wird nach Abnahme.
Mein Blick darauf
In alten Access-Datenbanken steckt oft Wissen, das nur noch eine Person kennt. Das mache ich zuerst sichtbar, bevor ich etwas umbaue. Die Daten sind das Wertvollste, sie ziehen vollständig und geprüft um. Nachgebaut wird, was heute gebraucht wird, nicht jede alte Funktion. Ob wir Schritt für Schritt umstellen oder an einem Stichtag, hängt vom Fall ab: Sind die Daten eng verflochten, ist der vollständige Wechsel an einem Tag oft der sicherere Weg.
Häufige Fragen
Kann ich Access weiter nutzen?
Bis zum Wechsel ja. Stellen wir in Etappen um, laufen Access und die neue Anwendung eine Zeit lang parallel. An der Access-Anwendung selbst entwickeln wir nicht weiter, wir bauen die Nachfolgerin.
Gehen Daten verloren?
Nein. Wir prüfen die Daten vor der Übernahme und danach gegen den Bestand. Die alte Datenbank bleibt bis zur Abschaltung unverändert erhalten.
Was kostet die Ablösung?
Das hängt von der Zahl der Tabellen, Formulare, Berichte und Schnittstellen ab und davon, wie viel Logik in Makros und VBA steckt. Nach dem Prozess-Check erhalten Sie einen Festpreis, abgerechnet wird nach Abnahme.
Wie lange dauert es?
Das legen wir nach der Bestandsaufnahme im Prozess-Check fest. Den größten Einfluss haben die Zahl der Abläufe, die Qualität der Daten und die Frage, ob in Etappen oder an einem Stichtag umgestellt wird.
Können mehrere Mitarbeiter gleichzeitig arbeiten?
Ja. Eine Server-Datenbank ist für gleichzeitige Zugriffe gebaut. Wer was sehen und ändern darf, regeln Berechtigungen je Rolle.
Was passiert mit unseren Berichten?
Wir übernehmen die Berichte, die Sie wirklich nutzen. In der Bestandsaufnahme gehen wir sie gemeinsam durch, denn oft werden einige gar nicht mehr gebraucht.
